Privacy Schoolfotografie

Wat is een verwerkingsovereenkomst?

Een verwerkingsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen de school (of andere verantwoordelijke partij) en de fotograaf (de verwerker van persoonsgegevens). Deze overeenkomst legt vast hoe de persoonsgegevens van leerlingen, zoals naam en foto’s, worden verzameld, bewaard, gebruikt en beschermd tijdens het proces van het maken en verkopen van schoolfoto’s.
 

Waarom is een verwerkingsovereenkomst nodig?

De verwerkingsovereenkomst is verplicht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het doel is om te zorgen dat persoonsgegevens van leerlingen op een veilige en transparante manier worden verwerkt en dat de privacy van de leerlingen wordt gewaarborgd.
 

Welke gegevens worden verwerkt?

De persoonsgegevens die vaak worden verwerkt bij schoolfotografie zijn:

• Naam van de leerling

• Afbeelding van de leerling (de foto)

• Klas of leerjaar van de leerling (afhankelijk van de situatie)

Soms kunnen er aanvullende gegevens worden verzameld, bijvoorbeeld voor het verstrekken van de foto’s of het versturen van bestelformulieren.
 

Hoe worden de gegevens gebruikt?

De gegevens worden alleen gebruikt voor het maken en verkopen van schoolfoto’s en het verwerken van bestellingen door ouders/verzorgers. De fotograaf mag de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, zoals marketing of verkoop aan derden, zonder expliciete toestemming van de school of de ouders.
 

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?

• De school is de verantwoordelijke partij. Dit betekent dat de school bepaalt welk doel en welke middelen er zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens.

• De fotograaf is de verwerker. De fotograaf verwerkt de gegevens in opdracht van de school, bijvoorbeeld voor het maken van de foto’s en het afdrukken van de foto’s voor ouders.
   

Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beschermen?

De fotograaf moet passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens te beschermen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Dit betekent dat:

• Foto’s veilig worden opgeslagen en bewaard.

• Toegang tot de gegevens wordt beperkt tot alleen degenen die nodig hebben om de foto’s te verwerken (bijvoorbeeld voor het afdrukken van de foto’s).

• Gegevens niet zonder toestemming van de school aan derden worden verstrekt.
   

Wat zijn de rechten van ouders en leerlingen?

Ouders en leerlingen hebben verschillende rechten onder de AVG, waaronder:

1. Recht op inzage: Ouders kunnen vragen welke gegevens er van hun kind zijn opgeslagen.

2. Recht op rectificatie: Als gegevens incorrect zijn, kunnen ouders vragen om deze te corrigeren.

3. Recht op verwijdering: Ouders kunnen verzoeken om de gegevens van hun kind te laten verwijderen, mits er geen andere wettelijke verplichtingen zijn om deze gegevens te bewaren.

4. Recht op bezwaar: Ouders kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van bepaalde gegevens, bijvoorbeeld als de verwerking onterecht of onnodig is.
    

Worden gegevens gedeeld met anderen?

De gegevens zullen niet worden gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de schoolfotografie en expliciet is overeengekomen in de verwerkingsovereenkomst (bijvoorbeeld bij het inschakelen van een drukkerij om foto’s af te drukken). In dat geval moet de fotograaf ervoor zorgen dat ook de subverwerker zich aan de AVG houdt.
 

Hoelang worden de gegevens bewaard?

De gegevens worden bewaard voor de tijd die nodig is om de schoolfoto’s af te drukken en te leveren. Na de levering van de foto’s kunnen de gegevens voor administratieve doeleinden nog enige tijd worden bewaard, maar ze worden niet langer dan nodig bewaard.
 

Wat gebeurt er bij een datalek?

In geval van een datalek (bijvoorbeeld als foto’s onterecht toegankelijk worden of verloren gaan), wordt de school onmiddellijk geïnformeerd. De school is verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de ouders van de betrokken leerlingen.
 

Wat moeten ouders doen?

• Toestemming geven: Ouders moeten meestal hun toestemming geven voor het maken van de schoolfoto’s en de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt vaak via een toestemmingsformulier dat door de school wordt verstrekt.

• Informatie lezen: Ouders moeten op de hoogte zijn van de manier waarop hun gegevens worden verwerkt, wat hun rechten zijn en hoe zij eventuele vragen of bezwaren kunnen indienen.
   

Waarom is dit belangrijk voor ouders?

Ouders spelen een belangrijke rol in het waarborgen van de privacy van hun kinderen. Door toestemming te geven voor het maken van schoolfoto’s en het verwerken van persoonsgegevens, kunnen zij er zeker van zijn dat de school en de fotograaf verantwoordelijk omgaan met de privacy en veiligheid van hun kind.
 

Waarom is dit belangrijk voor scholen?

Scholen zijn verantwoordelijk voor de gegevens van hun leerlingen en moeten ervoor zorgen dat zij voldoen aan de privacywetgeving (AVG). Door een verwerkingsovereenkomst te sluiten met de fotograaf, kunnen scholen aantonen dat zij de privacy van hun leerlingen serieus nemen en dat ze zorg dragen voor een verantwoorde verwerking van persoonsgegevens.
 

Conclusie

Een verwerkingsovereenkomst voor schoolfotografie zorgt ervoor dat de persoonsgegevens van leerlingen veilig worden verwerkt en dat zowel ouders als scholen op de hoogte zijn van hun rechten en verplichtingen. Het biedt bescherming voor de privacy van leerlingen en zorgt ervoor dat de school en de fotograaf zich aan de wet houden. Ouders moeten goed geïnformeerd zijn over de manier waarop de gegevens van hun kinderen worden gebruikt, zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen nemen over het geven van toestemming voor de schoolfotografie.

Bij vragen kunnen ouders altijd contact opnemen met de school of de fotograaf om verdere verduidelijking te krijgen over de verwerkingsovereenkomst en hun rechten onder de AVG.